Single Blog

Bạn vừa quyết định đầu tư vào một phần mềm quản lý cho thuê trang phục nhưng vẫn còn bỡ ngỡ về cách bắt đầu? Đừng lo lắng. Các hệ thống hiện đại được thiết kế rất trực quan và dễ sử dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua 5 bước cốt lõi để thiết lập và làm chủ phần mềm, giúp cửa hàng của bạn đi vào vận hành số một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bước 1: Cấu hình thông tin cơ bản của cửa hàng

Đây là bước đầu tiên để “định danh” cửa hàng của bạn trên hệ thống.

1. Thông tin cửa hàng: Truy cập mục “Cài đặt” , tại đây bạn cần cập nhật các thông tin quan trọng sẽ hiển thị trên hóa đơn như: Tên cửa hàng, giờ mở cửa, logo, địa chỉ liên hệ (website, Zalo, hotline).
2. Quy định thuê đồ: Thiết lập các quy định riêng của cửa hàng, ví dụ như chính sách trả đồ, giải quyết khiếu nại. Những thông tin này giúp mọi thứ minh bạch ngay từ đầu với khách hàng.
3. Cấu hình kiểu thuê: Đây là một phần quan trọng. Bạn cần định nghĩa các gói thuê và mức phạt tương ứng, ví dụ: “Thuê 2 ngày: Quá 1 ngày phạt 50%, quá 2 ngày tính 1 lượt thuê mới”.

Bước 2: Xây dựng “Xương sống” – Thiết lập danh mục và sản phẩm

Trước khi nhập kho, bạn cần tạo ra các danh mục để phân loại.

1. Tạo thuộc tính: Vào “Quản lý sản phẩm” -> “Thuộc tính sản phẩm” để tạo các đặc điểm như Kích thước, Màu sắc, Chất liệu….
2. Tạo giá trị thuộc tính: Với mỗi thuộc tính, hãy thêm các giá trị cụ thể, ví dụ thuộc tính “Kích thước” sẽ có giá trị “S, M, L, XL”.
3. Tạo danh mục sản phẩm: Phân loại sản phẩm theo cấu trúc cây, ví dụ: “Áo dài” -> “Áo dài cưới”, “Áo dài cách tân”.
4. Thêm sản phẩm: Bây giờ, bạn vào “Danh sách sản phẩm” và nhấn “Tạo mới”. Nhập tên, mã sản phẩm, chọn danh mục và tải ảnh lên.

Bước 3: Nhập kho và Quản lý tồn kho

Sản phẩm đã có trong danh mục, giờ là lúc đưa chúng “vào kho”.

1. Tạo kho hàng: Vào “Quản lý kho hàng” -> “Danh sách kho hàng” và tạo kho cho cửa hàng/chi nhánh của bạn.
2. Thêm sản phẩm vào kho: Chọn kho hàng vừa tạo, nhấn “Thêm mới sản phẩm”. Tìm sản phẩm bạn đã tạo ở Bước 2, sau đó chọn các biến thể (ví dụ: Áo số 1, size S, màu Đen) và nhập số lượng tồn kho, giá thuê, giá bán.

Bước 4: Thực hành tạo đơn hàng đầu tiên

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy thực hiện quy trình quan trọng nhất.

1. Thêm thông tin khách hàng: Vào “Quản lý khách hàng” để tạo danh sách khách hàng của bạn.
2. Tạo đơn hàng mới: Vào “Quản lý đơn hàng” -> “Thêm mới đơn hàng”.
3. Điền thông tin đơn hàng: Chọn khách hàng, chi nhánh, loại đơn hàng, ngày thuê, ngày hẹn trả.
4. Thêm sản phẩm vào đơn: Kéo xuống phần “Danh sách sản phẩm trong đơn”, tìm và chọn sản phẩm khách muốn thuê. Số lượng và thành tiền sẽ được cập nhật tự động.
5. Lưu và In hóa đơn: Sau khi kiểm tra mọi thông tin, nhấn “Lưu đơn”. Sau đó bạn có thể nhấn “In hóa đơn” để có một hợp đồng cho thuê chuyên nghiệp đưa cho khách hàng.

Bước 5: Theo dõi và Phân tích hoạt động kinh doanh

Phần mềm không chỉ để nhập liệu mà còn là công cụ phân tích mạnh mẽ.

• Lịch sử giao dịch: Thường xuyên kiểm tra “Lịch sử thanh toán” và “Lịch sử cập nhật đơn” để kiểm soát mọi hoạt động.
• Sử dụng Báo cáo: Dành thời gian cuối mỗi tuần/tháng để vào mục “Báo cáo”. Xem biểu đồ lợi nhuận, phân tích báo cáo khách hàng, và đặc biệt là xem “Top sản phẩm” và “Top khách hàng” để có những chiến lược kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo.

Bằng cách đi theo 5 bước trên, bạn sẽ nhanh chóng làm chủ phần mềm quản lý cho thuê trang phục và biến nó thành một trợ thủ không thể thiếu, giúp việc vận hành cửa hàng trở nên khoa học, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết.